Bien que le déménagement d’un bureau puisse être une période stimulante et positive pour une organisation – ce qui pourrait signifier une croissance, un succès ou une nouvelle ère pour l’entreprise – c’est aussi une période de changement majeur qui exige le plus grand soin.
La façon dont une organisation gère et communique ce processus avec son personnel déterminera en fin de compte si votre personnel entre en action dans le nouvel environnement ou s’il tourne en rond à son arrivée.Dans ce blog, nous partageons avec vous six choses clés à garder à l’esprit pour assurer votre déménagement de bureau est le succès qu’il devrait être.
1. Planification
Planifier pour les personnes et les aspects physiques.Alors que votre déplacement physique (systèmes informatiques et téléphoniques, bureaux, chaises, équipement, etc.) est probablement sous la direction d’un chef de projet expérimenté, il y a aussi des éléments plus subtils qui doivent également être considérés et planifiés.
Les éléments souvent négligés viennent du côté humain ; l’impact sur les personnes elles-mêmes, ainsi que l’impact de la réinstallation sur la culture et le climat d’une organisation.
Prévoyez identifier et consulter tous vos intervenants, non seulement les personnes qui déménagent, mais aussi les collègues, les associations, les syndicats et tout autre groupe pertinent. Examinez comment ces intervenants pourraient contribuer à la conception ou à l’aménagement du nouvel espace lors du transfert entreprise sur Paris.
2. Communiquez, communiquez, communiquez
Assurez-vous que votre plan de communication est conforme à votre plan de projet.
- La communication en personne est essentielle
Les employés touchés par le déménagement peuvent facilement sentir qu’ils ne savent pas ce qui va leur arriver, ce qui peut entraîner divers niveaux de stress. Si vous ne communiquez pas et ne vous engagez pas, des processus informels combleront le vide, parfois avec des conséquences négatives.
Le plan de communication est essentiel au succès de la tenue de votre personnel informé, et donc de votre déménagement. Assurez-vous que votre plan de communication fonctionne en étroite collaboration avec votre plan de projet principal, peut-être même en intégrant les événements majeurs dans le plan.
3. Soyez à l’écoute
S’assurer que la communication se fait dans les deux sens – écouter les préoccupations et y donner suite. Le déménagement, que ce soit dans la prochaine rue, la banlieue ou la ville, peut être très émouvant pour les gens. Il est important d’écouter les préoccupations des gens; même si elles peuvent sembler insignifiantes par rapport à certaines questions plus vastes, elles sont importantes pour les personnes concernées.
Utilisez les occasions de rencontres en personne, comme les grandes séances de discussion ouverte, les tribunes du personnel de taille moyenne et les séances individuelles, pour vous assurer que les gens sentent que vous les écoutez sincèrement.
4. Gérer les attentes
Soyez compréhensif, mais réaliste, au sujet des attentes pour le déménagement. Les employés peuvent avoir des attentes différentes au sujet du déménagement et de leur nouvel environnement. Si possible, prenez votre Move Champs sur des visites guidées du nouvel emplacement, dès que possible.
Si votre déménagement se fait à une distance importante, il se peut que certains employés doivent décider s’ils doivent démissionner de leur poste. Cela cause du stress non seulement pour les personnes concernées (et leurs familles), mais aussi pour l’équipe qu’elles quitteront.
5. Gestion du changement après le déménagement
Maintenir le soutien disponible après le déménagement.Vous avez déménagé avec succès – est-ce que cela signifie que tout est fait? Il n’est pas surprenant qu’avec un tel effort à grande échelle, il y aura encore des problèmes à régler.
Comment l’organisation utilisera-t-elle la technologie pour surmonter les nouveaux défis géographiques, p. ex., l’utilisation de Skype for Business pour faciliter les vidéoconférences? Vous devrez peut-être organiser des séances de formation supplémentaires une fois que le personnel sera arrivé à ses nouveaux emplacements. D’autres pressions peuvent être exercées sur l’utilisation de ressources qui sont maintenant partagées, comme les salles de conférence limitées dotées de capacités vidéo.
